Niszczenie dokumentów – czyli jak się niszczy dokumenty w firmie.
Stosy starych faktur, kartki z zapiskami, formularze zamówień, umowy pracownicze, umowy z kontrahentami i wszystko co zapisaliśmy na kartce do tej pory, warto kiedyś zniszczyć żeby nie trafiło w niepowołane ręce.
Jak często widziałeś w telewizji programy o znalezionych danych osobowych na śmietniku? Chyba nie chciałbyś aby wśród takich informacji pojawiła się nazwa Twojej firmy. Byłoby to conajmniej kłopotliwe, a mogłoby też przyspożyć sporych kosztów i nieprzyjemności dla Twojej działalności – dlatego warto niszczyć dokumenty.
Dokumenty w firmie powstają na codzień, ważne i mniej ważne, ale lepiej zadbać by nikt obcy nie miał do nich dostępu – oto pięć sposobów niszczenia dokumentów firmowych:
1. wyrzucenie do kosza z nadzieją, że dokumenty same się zniszczą – odradzam – same się nie zniszczą
2. podarcie lub przecięcie nożyczkami – sposób bardzo słaby – nie dość, że zajmie Ci dużo czasu to dane zazwyczaj będą proste do odczytania – niepolecany sposób
3. zatrudnienie kogoś w pracy żeby zniszczył dokumenty w firmowej niszczarce – jeśli oczywiście w Twojej firmie jest niszczarka to możesz zlecić tę pracę asystentce, niestety nadal będzie to czasochłonne – małe niszczarki niszczą srednio 10 kartek na raz i będzie Cię to kosztowało znacznie więcej niż skorzystanie z usług firmy niszczącej dokumenty
4. wrzucenie dokumentów do pieca i spalenie… po pierwsze musisz mieć duży piec lub wrzucać powoli kartki co znowu zajmie Ci dużo czasu, po drugie palenie papieru to ogromna strata dla środowiska – dym oraz utracone dobro w postaci makulatury, którą można odzyskać
5. skorzystanie z usług firmy niszczącej dokumenty – na tym ostatnim punkcie jako najbardziej wiarygodnym chciałbym się skupić.
Jak to działa?
Po wybraniu odpowiedniej firmy zajmującej się profesjonalnie niszczeniem dokumentacji i zamówieniu usługi oczekujemy na upoważnioną do odbioru dokumentów osobę.
W większości wypadków dokumenty, które przekazywane są takim firmom powinny być przygotowane w następujący sposób – powyjmowane z koszulek, spinacze winny być usunięte, a segregatory powinny się znajdować w oddzielnym pudełku.
Pan, który będzie od nas odbierał dokumenty spakuje je w worki, a następnie odpowiednio zaplombuje i przewiezie do miejsca zniszczenia. Na miejscu powinien nam wystawić protokół z numerami plomb lub wagą przekazanych dokumentów.
Po trafieniu do zakładu następuje sprawdzenie numerów plomb i następuje niszczenie dokumentów. Dokumenty niszczone są za pomocą niszczarek przemysłowych, czyli takich, do których można wrzucać na raz dużą ilość dokumentów – do 500 kartek jednocześnie. Maszyny takie różnią się od siebie wydajnością, ale i stopniem bezpieczeństwa w jakiej niszczą dokumenty.
Co oznacza „stopień bezpieczeńśtwa”?
Nic innego jak to w jaki sposób zostanie pocięty dokument. Stopnie te regulowane są według normy DIN 66399, a popularnie nazywane klasą tajności i tak np. najniższy stopień bezpieczeństwa to proste przecięcie papieru wzdłuż, takie pocięcie nie gwarantuje dobrego zniszczenia dokumentów. Bezpieczne zniszczenie dokumentów zaczyna się od trzeciej klasy tajności, gdzie dokument cięty jest w ścinki – czyli wzdłuż i w poprzek a powierzchnia ścinki ma określone wymiary, tu odsłam do strony najlepszego moim zdaniem producenta niszczarek firmy HSM, na stronie dokładnie i obrazowo przedstawione są wszystkie formy niszczenia kliknij tu.
Ścinki, które powstają są następnie transportowane przenośnikiem taśmowym do belownicy, gdzie są „zgniatane” i pakowane w 400-500 kilogramowe bele.
Te ciężkie kostki kolejno są wysyłane bezpośrednio do papierni, gdzie zostaną przetworzone w ręczniki papierowe i wykorzystane ponownie.
Po całym zniszczeniu powinniśmy jeszcze otrzymać potwierdzenie zniszczenia, najlepiej w formie elektronicznej – tak, żeby nie marnować kolejnych kartek czystego papieru.
Odnośnie formy elektronicznej, to o bezpieczeństwo niszczenia nośników elektronicznych, czyli dysków twardych, pendrive, płyt CD, również pownniśmy zadbać o ich odpowiednie zniszczenie – to także nośniki danych, ale o tym w kolejnym wpisie.
Na co zwrócić uwagę?
Na rynku istnieje wiele firm oferujących usługi niszczenia dokumentów, którą zatem wybrać? Najlepiej sprawdzoną, której zaufało wielu klientów i która posiada referencje.
Jak to sprawdzić – proste – zapytać o to na jakich maszynach niszczone są dokumenty. Firma, w której pracownicy są odpowiednio wyszkoleni, bez namysłu odpowiedzą nam na takie pytanie – podadzą model i typ maszyny niszczącej dokumenty oraz bez wahania opiszą cały proces niszczenia, a także dokumenty jakie są wystawiane podczas odbioru jak i po zniszczeniu dokumentów.
Niestety z doświadczenia wiem, że są firmy, które oferując swoje usługi nie przykładają sie do odpowiedniego zniszczenia naszych dokumentów – na własne oczy widziałem setki kilogramów dokumentów wyrzuconych na śmietnik lub po prostu przekazanych do papierni w formie zbelowanej, ale bez uprzedniego zniszczenia. Niewiele brakuje tu do niszczęścia – trzeba pamiętać, że przekazując dokumenty komuś innemu tracimy nad nimi kontrolę i warto jednak wybrać sprawdzoną firmę. W tym przypadku najniższa cena może nie oznaczać najwyższego zaufania, a akurat zaufanie i pewność rzetelnego wykonania usługi w tym wypadku są najważniejsze.